Contabilizzazione fatture attive e passive

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In IdeaAzienda è possibile contabilizzare i documenti, sia attivi che passivi, in automatico. Al fine di procedere con l’utility il sistema va prima configurato con alcune impostazioni essenziali.

CICLO ATTIVO

Il primo passaggio è quello di controllare la corretta impostazione delle contropartite relative alle spese di trasporto ed incasso sotto File – Azienda – Configurazione Parametri Aziendali.
Il secondo passaggio è quello di controllare che, nelle anagrafiche cliente, sia inserito il riferimento contabilità generale corretto nella sezione Dati Contabili.

Il terzo passaggio è quello di inserire la contropartita ricavi nella sezione desiderata.
Per determinare quale contropartita inserire nella scrittura di prima nota, il sistema, in fase di contabilizzazione, effettua i seguenti controlli in ordine:
1. Se il campo contropartita ricavi è compilato in anagrafica cliente nella sezione Dati Contabili;

2. Se il punto 1 non è compilato controlla nell’anagrafica articolo, sotto Magazzino, se è stata inserita la contropartita ricavi nella sezione Altri Dati;

3. Se nemmeno nel punto 2 non trova nulla, cerca nella tabella del gruppo merceologico, sotto Archivi – Tabelle Magazzino, se è stato compilato il campo contropartita ricavi;

4. Infine, se non trova nulla di quanto sopra, il sistema va a prendere i dati che trova sotto File – Azienda – Configurazione Parametri Aziendali nella sezione ricavi standard.

Ora è possibile procedere con la contabilizzazione dei documenti attivi e l’utility si trova sotto Contabilità – Utilità – Contabilizzazione documenti.

Tipo generazione: inserire elaborazione documenti attivi;
Da data a data: il sistema permette di inserire il filtro per data documento;
Da documento n. a documento n.: il sistema permette di inserire il filtro per un determinato range di documenti;
Da cliente a cliente: il sistema permette di filtrare per un determinato cliente;
Data registrazione: inserire la data in cui effettuare le scritture contabili;
Modelli Intra: sezione dedicata alla creazione dei modelli intra;
Documenti da elaborare: il sistema propone un elenco di tutti i documenti che devono essere contabilizzati.
Una volta inseriti tutti i dati è necessario cliccare il tasto conferma in basso a destra ed il sistema contabilizzerà i documenti attivi selezionati.

CICLO PASSIVO

Il sistema, anche per la parte passiva, lavora allo stesso modo della parte attiva e quindi le impostazioni sopra riportate sono valide anche in questo caso.
Bisogna solo avere questo ulteriore accorgimento in fase di creazione del documento Fattura Fornitore.

RIFERIMENTI AL DOCUMENTO ORIGINALE 

Numero documento: inserire il numero del documento del fornitore;
Parte: inserire la parte indicata nella fattura fornitore, se esistente;
Data del documento: inserire la data del documento del fornitore;
Data fatturazione: viene compilato in automatico dal sistema in fase di fatturazione differita;
Data SDI: inserire la data SDI della fattura.

Ora è possibile procedere alla contabilizzazione dei documenti desiderati seguendo le stesse istruzioni fornite per il ciclo attivo. Il sistema, in fase di contabilizzazione, effettuerà il controllo tra Data SDI e Data di registrazione e non permetterà la registrazione delle scritture contabili se antecedente alla data SDI.