Import XML in Prima Nota

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MODULO 150 IMPORT XML
IdeaAzienda v. 4.0 dalla 1023

In IdeaAzienda c’è la possibilità di importare i file xml delle fatture elettroniche direttamente in contabilità.
Questa utility velocizza l’operatività dell’utente che fino ad oggi si occupava di inserire manualmente una ad una le fatture nel gestionale.
L’import può essere effettuato sia per la parte passiva che per la parte attiva, e quindi per chi ha attivo solo il modulo contabilità e non quello delle vendite, oppure per chi ha un altro software per l’emissione delle fatture elettroniche oltre ad IdeaAzienda.
Prima di poter utilizzare questa funzione è necessario impostare alcuni parametri sotto File – Azienda – Configurazione Parametri Aziendali – Parametri Base – 06 Parametri e-Fattura.

Path XML ciclo attivo: inserire il percorso contenente gli xml del ciclo attivo;
Path XML ciclo passivo: inserire il percorso contenente gli xml del ciclo passivo;
Path XML Prima Nota: inserire il percorso che conterrà gli xml trasferiti una volta effettuata l’importazione in IdeaAzienda.

Una volta salvati i nuovi parametri è possibile accedere all’utility sotto Contabilità – XML – Importa File XML.

Importa XML: permette di importare gli xml precedentemente caricati nei percorsi impostati secondo la tipologia predefinita;
Genera Prima Nota: permette di generare le scritture di prima nota dei documenti selezionati;
Visualizza l’anagrafica: accede all’anagrafica cliente/fornitore relativa al file xml selezionato;
Apri XML: permette di aprire il file xml relativo al documento selezionato;
Visualizza LOG: permette di visualizzare il dettaglio dell’elaborazione di import in contabilità;
Esci: permette di uscire dall’utility.

PARAMETRI DI SELEZIONE

Tipologia Documenti: scegliere se importare i documenti passivi o attivi;
Da data a Data documento: il sistema filtra i documenti solo per il range di date selezionato;
Codice Fornitore/Cliente: il sistema filtra i documenti solo per il codice selezionato;
Visualizza: il sistema permette di visualizzare tutti i documenti, solo quelli corretti o solo quelli con anomalie.

Una volta cliccato il tasto ‘’Importa XML’’ il sistema caricherà i documenti relativi alla tipologia selezionata e quindi visualizzerà i file XML contenuti nel percorso creato precedentemente.

Nella griglia sottostante il sistema differenzia subito i documenti corretti da quelli con anomalie (evidenziati in rosso).
Se clicchiamo su una riga il sistema propone a destra il dettaglio di quel file XML.
DATI DEL DOCUMENTO
Anagrafica XML: riporta i dati che rileva dal file xml quali ragione sociale, indirizzo, partita iva, pagamento e relativa scadenza.
Anagrafica IdeaAzienda: il sistema cerca se la partita iva è già censita all’interno del programma e quindi richiama il codice con i relativi campi predefiniti.
DATI PROPOSTI – PAGAMENTO
Il sistema cerca all’interno della tabella pagamenti il pagamento del file xml in base alla tipologia e scadenza.
DATI PROPOSTI – CODICE IVA
Il sistema cerca all’interno della tabella dei codici iva il codice del file xml; assegna il primo codice, in ordine numerico, a cui trova associata l’aliquota in questione.
DATI PROPOSTI – CONTROPARTITE COSTI/RICAVI
Il sistema propone in automatico la contropartita abbinata all’anagrafica del cliente/fornitore in questione ed inserisce i sottoconti dei rimborsi spese/bancari/vari che trova configurati sotto File – Azienda – Configurazione Parametri Aziendali – Contabilità – 01 Contropartite Contabili. L’utente dovrà solo suddividere l’importo ed imputarlo ai sottoconti corretti. 

Analizziamo quali possono essere le anomalie che il sistema potrebbe riscontrare:
1. Ragione Sociale in grassetto: cliente o fornitore non censito;
In questo caso il sistema abilita il tasto ‘’Crea Anagrafica’’ nella barra in alto ed apre in automatico la gestione dei clienti/fornitori precompilando i dati che trova nel file XML; l’utente deve solo completare con i dati obbligatori e confermare.
2. Pagamento non corretto: il sistema non riesce a trovare il pagamento oppure trova più codici creati;
Il sistema cerca l’abbinamento tra tipologia e scadenza, ma la scadenza non è un campo obbligatorio del file XML e quindi potrebbe non riuscire ad abbinare quello corretto. L’utente dovrà andare in ricerca del pagamento e troverà un elenco già scremato.
Esempio:
nel file xml c’è pagamento carta di credito senza scadenza, il sistema in ricerca non farà vedere tutti quei pagamenti con le rate.
3. Codice IVA non trovato: il sistema non riesce a trovare il codice idoneo e quindi lo fa inserire all’utente prima di procedere all’import;
4. Codice IVA indetraibile: nel caso in cui sia necessario inserire un codice iva indetraibile, il sistema permette all’utente di selezionare il sottoconto che utilizzerà per effettuare il giroconto nella registrazione di prima nota;

5. Contropartita mancante: il sistema non trova la contropartita in anagrafica del cliente e quindi la fa inserire all’utente prima di procedere all’import.

Nel caso in cui il sistema riesce a trovare tutti i dati corrispondenti nelle varie tabelle la riga del file xml in questione è bianca e viene fleggata in automatico; quindi il sistema è pronto ad effettuare la generazione delle scritture in prima nota.

CONTROLLI CONSIGLIATI

Anagrafica clienti/fornitori: inserire il flag bloccato nel caso in cui ci siano due anagrafiche con la stessa partita iva.
Inserire il corretto codice IVA predefinito nella sezione Dati Contabili.
Inserire la corretta contropartita costi/ricavi nella sezione Dati Contabili.
Tabella pagamenti: inserire il flag bloccato nei pagamenti non utilizzati o creati erroneamente.
Competenze: per far sì che vengano gestite correttamente le date di competenza in prima nota è necessario inserire il flag ‘’Contabilizza in automatico documenti di acquisto con gestione DL119’’ sotto File – Azienda – Configurazione Parametri Aziendali – Contabilità – 04 Opzioni aggiuntive. Questo controllo viene fatto in base alla data del documento ed alla data dello SDI.

Una volta effettuati tutti i controlli necessari le righe di tutti i documenti saranno bianche e pronte per l’import; sarà sufficiente cliccare il tasto ”Genera Prima Nota” ed il sistema creerà le scritture relative. In automatico verranno visualizzati a destra i log dell’elaborazione.

Nella scrittura di Prima Nota generata dal sistema nella sezione Informazioni sarà riportato il path del file xml creato.