PARAMETRI DI SELEZIONE
Tipologia Documenti: scegliere se importare i documenti passivi o attivi;
Da data a Data documento: il sistema filtra i documenti solo per il range di date selezionato;
Codice Fornitore/Cliente: il sistema filtra i documenti solo per il codice selezionato;
Visualizza: il sistema permette di visualizzare tutti i documenti, solo quelli corretti o solo quelli con anomalie.
Una volta cliccato il tasto ‘’Importa XML’’ il sistema caricherà i documenti relativi alla tipologia selezionata e quindi visualizzerà i file XML contenuti nel percorso creato precedentemente.
Se vengono modificati i filtri il sistema chiederà se si vuole reimportare gli XML dalla cartella o si vuole invece filtrare soltanto gli xml già importati in precedenza, per velocizzarne l’utilizzo.
Nella griglia sottostante il sistema differenzia subito i documenti corretti da quelli con anomalie (evidenziati in rosso).
Se clicchiamo su una riga il sistema propone a destra il dettaglio di quel file XML.
DATI DEL DOCUMENTO
Anagrafica XML: riporta i dati che rileva dal file xml quali ragione sociale, indirizzo, partita iva, pagamento e relativa scadenza.
Anagrafica IdeaAzienda: il sistema cerca se la partita iva è già censita all’interno del programma e quindi richiama il codice con i relativi campi predefiniti.
DATI PROPOSTI – PAGAMENTO
Il sistema cerca all’interno della tabella pagamenti il pagamento del file xml in base alla tipologia e scadenza.
DATI PROPOSTI – SCADENZE
Il sistema propone le scadenze calcolate in base al pagamento proposto dal programma.
DATI PROPOSTI – CODICE IVA
Il sistema cerca all’interno della tabella dei codici iva il codice del file xml; assegna il primo codice, in ordine alfanumerico, a cui trova associata l’aliquota in questione.
DATI PROPOSTI – CONTROPARTITE COSTI/RICAVI
Il sistema propone in automatico la contropartita abbinata all’anagrafica del cliente/fornitore in questione ed inserisce i sottoconti dei rimborsi spese/bancari/vari che trova configurati sotto File – Azienda – Configurazione Parametri Aziendali – Contabilità – 01 Contropartite Contabili. L’utente dovrà solo suddividere l’importo ed imputarlo ai sottoconti corretti.
DATI PROPOSTI – GESTIONE RATEI E RISCONTI
Inoltre se è attivo il modulo dei Ratei e Risconti e se nell’xml sono indicati i periodi di competenza, il sistema propone la data di inizio e fine competenza per alimentare in automatico i dati nell’archivio dei ratei e risconti. L’utente manualmente dovrà: modificare la competenza se errata, indicare se si tratta di rateo/risconto attivo/passivo, l’importo da rateizzare/riscontare.
Analizziamo quali possono essere le anomalie che il sistema potrebbe riscontrare:
1. Ragione Sociale in grassetto: cliente o fornitore non censito;
In questo caso il sistema abilita il tasto ‘’Crea Anagrafica’’ nella barra in alto ed apre in automatico la gestione dei clienti/fornitori precompilando i dati che trova nel file XML; l’utente deve solo completare con i dati obbligatori e confermare.
2. Pagamento non corretto: il sistema non riesce a trovare il pagamento;
Il sistema cerca l’abbinamento tra tipologia e scadenza, ma la scadenza non è un campo obbligatorio del file XML e quindi potrebbe non riuscire ad abbinare quello corretto. L’utente dovrà andare in ricerca del pagamento e troverà un elenco già scremato.
Esempio:
nel file xml c’è pagamento carta di credito senza scadenza, il sistema in ricerca non farà vedere tutti quei pagamenti con le rate.
3. Codice IVA non trovato: il sistema non riesce a trovare il codice idoneo e quindi lo fa inserire all’utente prima di procedere all’import;
4. Codice IVA indetraibile: nel caso in cui sia necessario inserire un codice iva indetraibile, il sistema permette all’utente di selezionare il sottoconto che utilizzerà per effettuare il giroconto nella registrazione di prima nota;