Introduzione alla Archiviazione Ottica

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L’archiviazione documentale consente la memorizzazione dei documenti ricevuti direttamente nel sistema gestionale. L’integrazione con i moduli amministrativo/commerciale semplifica la ricerca e la catalogazione dei documenti.
I documenti archiviati infatti diventano parte integrante dell’archivio aziendale e possono essere consultati liberamente da tutti gli utenti autorizzati.
L’archiviazione documentale si sviluppa in tre moduli collegati tra loro. Si parte dal modulo principale incaricato dell’acquisizione dei documenti ricevuti (file di immagine, fax, documenti elettronici o tramite scanner) e della relativa archiviazione all’interno del sistema gestionale; si prosegue con un modulo particolarmente innovativo, in grado di riconoscere otticamente (OCR) il documento, decodificare il contenuto e registrarlo direttamente nei campi dell’archivio; si conclude con il modulo di archiviazione sostitutiva realizzato per poter effettuare la dematerializzazione cartacea dei documenti originali ed archiviarli su supporti ottici nel pieno rispetto delle normative vigenti.


Configurazione Documenti (137,138)

Il principale vantaggio di questa soluzione consiste nella possibilità di identificare il documento ed assegnarlo direttamente ad un cliente/fornitore. Ad esempio dopo aver acquisito (la prima volta) un fattura fornitore il sistema memorizzerà automaticamente la conformazione del documento ed il fornitore associato, riproponendolo in automatico ogni qual volta verranno elaborate nuove fatture dello stesso fornitore.
Se presente il modulo Registrazione OCR, il programma di configurazione consentirà di specificare il dettaglio dei campi da sottoporre a riconoscimento ottico. In questo modo ogni singola informazione potrà essere riconosciuta già in fase di archiviazione. Ad esempio, è possibile far si che durante la memorizzazione di una fattura fornitore, il sistema riconosca automaticamente gli articoli presenti e li riporti come dettaglio del documento (completi di quantità, prezzi, sconti, note, commesse, ecc..) alimentando automaticamente i carichi di magazzino. Il sistema è in grado di creare automaticamente le anagrafiche dei prodotti non presenti in archivio sulla base di informazioni specifiche per il fornitore


Archiviazione Documenti

L’archiviazione dei documenti si basa esclusivamente sulla configurazione dei documenti acquisiti e consente la trasformazione in formato elettronico di qualsiasi documento processato. Tali documenti verranno memorizzati all’interno di uno spazio riservato (possibilmente su server) e resi disponibili per la consultazione.
I documenti vengono memorizzati in formato PDF/A che a differenza del formato PDF supporta la firma digitale ed è quindi idoneo all’utilizzo nell’archiviazione sostitutiva.
Grazie al formato PDF/A nativo, non è richiesta alcuna conversione di formato poiché i files sono già conformi.


Documenti Browse

L’integrazione con il programma Documenti Browse, semplifica ogni operazione di ricerca in quanto oltre al dettaglio del documento è possibile visualizzare i documenti originali.
Non ci sono limiti per quanto riguarda il numero di pagine presenti all’interno di un documento ed è possibile allegare ad un unico documento fino a 10 documenti differenti.
La qualità dei documenti è strettamente legata alle caratteristiche tecniche dello scanner utilizzato per l’acquisizione.
Per l’utilizzo di questo modulo è necessario possedere uno scanner di buona qualità, conforme allo standard TWAIN.
Sono supportati gli scanner con caricatore automatico di fogli singoli (ADF) ed in grado di acquisire pagine in fronte-retro.